Obračun radnog vremena vozača temeljem radnih aktivnosti

Prema informacijama koje povratno dobivamo od naših kupaca, većina ih za izradu izvještaja o radu vozača koristi detaljne obrasce koje program može generirati za svakog vozača, a koji sadrže informacije o dnevnim aktivnostima, uz razradu i detalje o ukupnom radu, noćnom radu, prijeđenim kilometrima i slično (slike u nastavku). Kod pregleda podataka po vozačima postoji nekoliko vrsti tabličnih izvještaja – pregled prema unosima (npr. ukoliko je za istog vozača u jednom danu dio aktivnosti evidentiran preko listića, a dio preko kartice, ili je unos vezan uz više listića i slično), sumarni pregled prema danima, te sumarni pregled prema danu, uz dodatno sumiranje radnih aktivnosti po tjednima.

png-tahograf-tjedno-sumarno

Izvještaj o aktivnostima, sumarno po tjednima

Više →

Dvije paralelne evidencije Potvrda o aktivnosti vozača?

Davno, još krajem 2014. implementirana je zgodna mogućnost kojom se u IB.TAHO vodi odvojena evidencija Potvrda o aktivnostima (AETR potvrda)… Iako se radi o vrlo korisnoj mogućnosti, na ovaj službeni web zaboravio sam objaviti na vrijeme. Taj oblik potvrde (nekad trojezičan, danas samo na hrvatskom, uz podršku u programu za različite Potvrde za države u regiji – Slovenija, Bosna i Hercegovina, Srbija…) je nužan za ispravno vođenje evidencije radnih aktivnosti mobilnih radnika, obzirom da Pravilnici propisuju da se za razdoblja u kojima vozači ne obavljaju “klasične” aktivnosti i koriste tahografe trebaju postojati (strojno popunjene i potpisane!) adekvate Potvrde o aktivnostima! Znam za slučajeve iz prakse (domaći i inozemni promet) u kojima su vozačima pisane poprilične kazne zbog manjka ili pogrešno popunjenih Potvrda – stoga, vodite računa o tome!

Podsjetimo – dosad, sve izrađene potvrde ulazile su u “obračun” i vizualizaciju radnih aktivnosti vozača. Odsad, omogućeno (tko želi, naravno) da se vodi paralelna evidencija “službenih” i “radnih” potvrda.

Službene i radne (neslužbene) Potvrde?!

Po toj definiciji, “službene” potvrde su one koje ulaze u obzir pri pregledu i radu s ostalim evidencijama (dakle, s očitanjima tahografa), dok su “radne” potvrde one koje ne ulaze u te evidencije.

Potvrda o odsustvovanju, podrška za zemlje u regiji

Sučelje za podešavanje postavki ispisa potvrda – podrška za države u regiji

Zašto je to omogućeno i koji je smisao nečeg takvog?

Obzirom na mogućnost sustava da u kalendarskom pregledu (dakle, naknadno, nakon što se podaci o radnim aktivnostima preuzmu s analognih listića i digitalnih kartica vozača) automatski stvori precizne Potvrde (precizne u smislu preuzimanja točnog vremena zadnjih aktivnosti vozača prije nastupanja perioda u kojem vozač ne vozi… i preuzimanju točnog vremena prve aktivnosti nakon tog perioda), može nastati problem i nepotrebno kompliciranje pri ispravljanju postojećih Potvrda – jer se, po definiciji, potvrde predaju vozačima, pri čemu na najnovijim možda i nemamo najtočnije informacije…

Ovim pristupom moguće je neometano izdavati Potvrde vozačima (“radne”), a naknadno, kod uređivanja evidencije korištenjem ugrađenih mehanizama izraditi konačne (“službene”) Potvrde kako bi evidencija štimala na razini minute!

Trojezična Potvrda o aktivnostima (AETR), stara, nije više u primjeni u RH

Stara verzija Potvrde u RH, trojezična (danas su u primjeni Potvrde na hrvatskom jeziku)

Po meni, korisno. A u praksi, ne znam. Vidjet ćete – definitivno, ovime se dobiva dodatna mogućnost, ali sve opet ovisi o tome koliko precizno i efikasno vodite svoju evidenciju.

Potvrde u regiji

Obzirom na sličnost jezika i pisma u regiji za koju smo primarno namijenili naš evidencijski sustav, odlučeno je da se u sustav ugradi nekoliko obrazaca Potvrda o aktivnostima (“AETR potvrde”), usklađene sa obrascima koje propisuju nadležne službe u državama.

Naravno, ukoliko primijetite neka odstupanja ili dođe do promjena, na zahtjev kupca možemo izvesti preinake i prilagoditi obrasce novom izgledu!

Zasad su u IB.TAHO ugrađeni sljedeći obrasci, prema državama:

  • SlovenijaPotrdilo o dejavnostih na podlagu uredbe ES št. 561/26
  • Srbija Potvrda o odsustovanju vozača (latinična, ćirilićna po potrebi i zahtjevima kupaca)
  • Bosna i HercegovinaPotvrda o aktivnostima – gotovo identična postojećoj (već ugrađenoj) trojezičnoj formi, neke riječi se razlikuju u odnosu na postojeći hrvatski
  • Crna Gora

U nastavku dajemo linkove na primjere PDF dokumenata novougrađenih obrazaca – sustav IB.TAHO u aktualnoj inačici (11/2014) omogućava izradu više tipova/obrazaca potvrda:

Ovi testni primjeri su postavljeni ciljano (molimo zanemarite testne podatke koji ponekad nemaju nikakvo značenje i smisao), kako bi potencijalni kupci mogli provjeriti ispravnost (molimo povratne informacije ukoliko postoje neke greške i nepravilnosti u obrascima!)

Postavke ispisa obrazaca moguće je odabrati prema potrebama – ispis potvrda za RH (uz mogućnost ispisa trojezičnih i “čistih” varijanti obrazaca, kao i kombinacije), te ispis potvrda za države regije – jednostavno podešavanje prikazuje slika:

Sučelje za podešavanje postavki ispisa potvrda

Sučelje za podešavanje postavki ispisa potvrda

Potvrde o aktivnostima

Tvrtke i poslodavci koji se bave cestovnim prijevozom robe i putnika, prema važećim Pravilnicima (Pravilnik RH NN 83/13, Uredba EU 561/2006, Pravilnik RH NN 43/09) su dužne osim evidencije radnih aktivnosti za mobilne radnike voditi i evidenciju potvrda o aktivnostima vozača za razdoblje dok vozači ne upravljaju vozilima! Potvrde je potrebno ispisati u dva primjerka, jedan primjerak se izdaje vozaču a drugi ostaje poslodavcu. Potvrde moraju obavezno biti izrađene na računalu!

Izrada i evidencija Potvrda o aktivnosti

Za tu svrhu u sustav IB.TAHO je implementirana mogućnost brze i jednostavne izrade i ispisa trojezičnih “AETR potvrda” (naš interni naziv za potvrde o aktivnostima). Od 10.11.2014., u sustav je integriran i noviji oblik potvrde, prema Pravilniku izdanom u Narodnim novinama, 83/13, važećem u Republici Hrvatskoj – radi se o jednojezičnoj, hrvatskoj potvrdi…

Obzirom da nam je cilj našim sustavom osigurati jednostavno i efikasno vođenje evidencije i poslodavcima u regiji (jezično slično područje), odlučeno je da se tijekom studenog 2014. u program ubaci mogućnost izrade potvrda kakve preporučaju nadležne službe u regiji (Slovenija, Bosna i Hercegovina, Srbija) – više od tome ovdje.

Također, za korisnike koji ne trebaju cijeli sustav evidencije već traže jednostavno rješenje za izradu potvrda (bez spajanja na Internet i dijeljenja podataka na tuđim serverima) nudimo programski alat EVAK (http://evak.inter-biz.hr)

Bitno je napomenuti što se navodi u Pravilniku vezano uz popunjavanje potvrda, ukratko:

[notice]Ispunjava se tiskanim latinskim slovima i potpisuje prije polaska! (Prema informacijama s terena tiskana slova u napucima za popunjavanje znače mehanički ili računalno ispisano, ne rukom!) Ispisuje se i potvrđuje u dva primjerka – jedan mora biti kod vozača, a drugi u uredu tvrtke! Potvrdu obavezno čuvati sa originalnim zapisima tahografskog uređaja! KRIVI NAVODI PREDSTAVLJAJU PREKRŠAJ![/notice]

Primjer dijela trojezične potvrde izrađene našim alatima dan je na slici (kliknite za uvećanje, odnosno ovdje kliknite za PDF dokument).

aetr-potvrda-primjer

Primjer hrvatske potvrde izrađen našim alatom IB.TAHO je dan na slici (a ovdje je dostupan i PDF takve potvrde o aktivnosti vozača na hrvatskom jeziku, bez dodatnih jezika kako je prije bilo uobičajeno).

Izrada Potvrda našim softverom

Programski alat EVAK, kao i sustav IB.TAHO omogućava vođenje evidencije djelatnika te brzu i jednostavnu izradu i ispis potvrda o aktivnostima vozača. Za razliku od ostalih dostupnih rješenja na tržištu koji omogućavaju isključivo jednokratni ispis te snimanje u datoteke bez automatskog arhiviranja, program evidentira sve potvrde u računalu, omogućuje pretraživanje i dohvat na zahtjev. Potvrde se evidentiraju i lako su pretražive – moguć je pregled svih potvrda za određeno razdoblje, pregled i filtriranje prema vrstama aktivnosti, te pregled prema vozačima. Evidenciju je moguće, kao i potvrde, ispisati na pisač, u obliku preglednog izvještaja.

IB.TAHO dodatno omogućava automatizirano popunjavanje i određivanje razdoblja u kojem vozač ne upravlja vozilom, temeljem podataka o radnim aktivnostima prema evidenciji s analognih i digitalnih zapisa tahografa! Konkretno, ukoliko želite precizno odraditi evidenciju, u kalendarskom pregledu klikom miša možete definirati potvrdu za razdoblje od npr. zadnje aktivnosti prethodnog dana do prve aktivnosti sljedećeg radnog dana u kojem vozač koristi vozilo!  Primjer pozivanja te mogućnosti pokazuje sljedeća slika:

Direktna izrada AETR potvrde iz kalendara vozača

Direktna izrada AETR potvrde iz kalendara vozača

 

Formalni podaci o potvrdama

Noviju potvrdu, tj. potvrdu o aktivnosti vozača izrađenu na hrvatskom jeziku definira PRAVILNIK O PRIJENOSU PODATAKA I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE IZ TAHOGRAFA, od 01.07.2013., objavljen u Narodnim novinama, NN 83/13 (link). Takvu potvrdu moguće je izraditi i ispisati sustavom IB.TAHO. Ista potvrda nešto drugačijeg izgleda definirana je već ranije i Odlukom EU komisije, od 14.12.2009., dakle tijekom postupka pridruživanja RH Europskoj Uniji. Potvrda koja se izrađuje sustavom IB.TAHO, po mom mišljenju, jest vizualno prihvatljivija od ove koja je predložena i definirana kao prilog Pravilniku (nevjerojatno mi djeluje šlampavo ta službena varijanta, neporavnate linije, izostanak kućica za podešavanje tipa aktivnosti itd. pomalo sramotno za RH…).

Potvrdu o aktivnosti vozača izrađenu na više jezika (trojezično za RH – hrvatski, francuski i engleski jezik) definirao je PRAVILNIK O PRIJENOSU PODATAKA O RADNOM VREMENU MOBILNIH RADNIKA I O VOĐENJU EVIDENCIJE, od 26.03.2009., objavljen u NN 43/09 (link). Takvu potvrdu moguće je izraditi i ispisati sustavom IB.TAHO i pomoćnim alatom EVAK.

Potvrde ovise o zemlji vozača (podrška za zemlje u regiji)

Za korisnike izvan RH, a koji su dijelom pokriveni našim govornim područje preporuča se korištenje trojezične potvrde. Od 2014. je u sustav integrirana izrada Potvrda na drugim jezicima, usklađena s regulativama zemalja u regiji!

U svim verzijama sustava IB.TAHO (od 11/2014) integrirana je mogućnost izrade i ispisa većeg broja različitih obrazaca Potvrda o aktivnostima, prema državama u regiji:

  • Hrvatska – Potvrda o aktivnostima na hrvatskom jeziku, ali i “stara” trojezična potvrda (+kombinacija ispisa jedne i druge potvrde u kompletu)
  • Srbija – Potvrda o odsustvovanju, standardni latinični obrazac
  • Slovenija – Potrdilo o dejavnosti
  • Bosna i Hercegovina – standardni obrazac Potvrde
  • Crna Gora – Potvrda o odsustvovanju